Pandemia zmieniła świat i wywróciła go do góry nogami. Zmieniły się nie tylko nawyki żywieniowe i zakupowe, ale przede wszystkim standardy w pracy zawodowej i w życiu prywatnym. Z pewnością pozostanie z nami przyjęty model pracy zdalnej albo pracy w systemie hybrydowym, oraz spadnie ilość podróży służbowych na rzecz telekonferencji. Tym samym narzędzia pracy dla kierowników, dyrektorów i menedżerów takie jak samochód służbowy nie będą tak często używane do celów wykonywania pracy lub świadczenia usług, a zwiększy się możliwość korzystania z nich dla celów prywatnych, o ile jest to możliwe i zgodne z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa.
W czasach panującego koronawirusa wiele osób przebywa w izolacji, na kwarantannie czy wskutek powikłań na długotrwałych zwolnieniach lekarskich. Ponadto, coraz częściej dostrzega się wśród pracowników wypalenie, depresje czy inne choroby psychiczne związane z odosobnieniem i brakiem kontaktu z ludźmi. Długotrwała sytuacja kryzysowa mocno obniża odporność emocjonalną. Pośrednim skutkiem pandemii wśród pracowników mogą być z czasem długotrwałe zwolnienia lekarskie z ww. powodów lub oczywiście w wyniku innych chorób.
Samochód służbowy jest nie tylko narzędziem pracy, ale może być również pewnym przywilejem przyznawanym za szczególny wkład w działalność firmy. Natomiast dla pracodawcy nie jest to komfortowa sytuacja, gdy pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, co więcej pracodawca domyśla się lub ma taką świadomość, że to zwolnienie jest próbą odwleczenia w czasie powrotu pracownika do pracy, a dalej posiada pojazd służbowy i może z niego korzystać w tym okresie do celów prywatnych. Pracodawca mógłby bowiem lepiej wykorzystać samochód służbowy na potrzeby firmy, kiedy pracownik nie wykonuje zadań związanych z pracą.
Słuszne wydaje się więc podjęcie rozważań nad możliwością żądania przez pracodawcę zwrotu pojazdu służbowego przez pracownika w trakcie trwania jego długotrwałego zwolnienia lekarskiego.
Przede wszystkim firmy powinny przejrzeć aktualne regulacje wewnętrzne, zweryfikować czy postanowienia regulaminu użytkowania samochodów służbowych wskazują, w jakich sytuacjach pracodawca może żądać od pracownika zwrotu pojazdu. Rolą poprawnie skonstruowanego regulaminu jest wskazanie zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika czy współpracownika kiedy i kto, oraz w jakich okolicznościach będzie uprawniony do żądania zwrotu i zobowiązany do zdania pojazdu.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że najczęściej regulaminy lub polityki flotowe wskazują, iż pracownik może korzystać z pojazdu służbowego „w okresie zatrudnienia” lub „w okresie obowiązywania umowy o pracę”. Tak skonstruowane postanowienie może rodzić problemy w praktyce. Pracownik przebywającym na urlopie, urlopie bezpłatnym, zwolnieniu lekarskim czy też zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia nadal będzie pracownikiem, a jego zatrudnienie będzie trwało. Wówczas pojazd będzie mu przysługiwał i nie będzie podstaw prawnych do żądania jego zwrotu. Najbezpieczniejszy będzie zatem zapis, który pozwoli na zwrot pojazdu służbowego na każde wezwanie pracodawcy.
Ponadto, jeżeli pojazd został wpisany do umowy o pracę, wówczas do jego odebrania niezbędne będzie dokonanie wypowiedzenia zmieniającego. Dlatego niezbędna jest właściwie skonstruowana polityka flotowa, lub odrębna umowa powierzenia mienia pracodawcy z krótkim okresem jej wypowiedzenia, po upływie którego samochód służbowy będzie musiał zostać pracodawcy zwrócony.
Dla celów dowodowych należy wezwać do zwrotu pojazdu pracownika lub wypowiedzieć na piśmie umowę jego powierzenia. Dopiero jeżeli pracownik nie zwróci pojazdu, pracodawca może skorzystać z drogi sądowej. Wiadomo jednak, że taki proces jest długotrwały i kosztowny, dlatego istotne jest zabezpieczenie się przed takimi sytuacjami na przyszłość. Można także „postraszyć” pracownika postępowaniem karnym – zachodzi bowiem uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa przywłaszczenia.
Sąd Najwyższy, w wyroku z dnia 10 listopada 1999 r.( I PKN 361/99, OSNP 2001/7/216) stwierdził, że przywłaszczenie mienia pracodawcy jest zawsze ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, niezależnie od tego, czy ze względu na jego wartość stanowi przestępstwo czy wykroczenie.
Jeżeli nie będzie odpowiednich postanowień w regulaminie użytkowania samochodów służbowych, w świetle obowiązującego prawa osoba przebywająca na zwolnieniu lekarskim nadal jest pracownikiem, a jej zatrudnienie trwa. Zatem pomimo nieobecności ma uprawnienia do korzystania z pojazdu służbowego mimo fizycznej nieobecności w przedsiębiorstwie. Kierowanie wówczas przez pracodawcę żądań do pracownika może nie tylko spotkać się z oporem, ale także zarzutami dyskryminacji czy roszczeniami o rekompensatę utraconego świadczenia.
Na koniec warto wspomnieć o ryczałcie samochodowy. Jeżeli samochód pozostaje w dyspozycji pracownika również w okresie choroby, to w konsekwencji ryczałt ten nie powinien być wliczany do podstawy wymiaru zasiłku. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego z podstawy wymiaru składek wyłączone są składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku. W przypadku gdy płatnik - pracodawca w swoich przepisach płacowych wprowadzi zapis o tym, że pracownik ma do dyspozycji samochód również w okresie, kiedy jest chory, to od wartości „ryczałtu” przypadającego na ten okres składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być opłacane. Jeżeli takiego zapisu nie będzie, to od wartości „ryczałtu” przypadającego na okres choroby składki na ubezpieczenia społeczne powinny być opłacane.
Mając na uwadze fakt, iż zwrot mienia przez pracownika do pracodawcy zawsze jest problematyczny, aby uniknąć konfliktów oraz strat, firma powinna jasno określić czy w okresie zwolnienia lekarskiego (lub urlopu macierzyńskiego czy urlopu wychowawczego) pracownik jest zobowiązany do zwrotu samochodu do pracodawcy czy dalej może z niego korzystać dla celów prywatnych w tym czasie.
