Po upływie ponad trzech miesięcy od ogłoszenia w Polsce stanu zagrożenia epidemicznego, wobec stopniowego znoszenia obostrzeń związanych z epidemią COVID-19 w Polsce większość firm wraca do normalnego funkcjonowania, a pracownicy do stacjonarnego trybu pracy. Z działań antykryzysowych polegających na cięciu kosztów, ograniczaniu zatrudnienia i minimalizowaniu strat przedsiębiorcy powoli przechodzą do pokryzysowej odbudowy, która wymagać będzie pełnego zaangażowania i świadomych decyzji. Odbudowanie gospodarki po epidemii koronawirusa będzie wymagało jednak czasu i elastycznego planu przy rozruchu firmy. Jest to zupełnie nowa rzeczywistość, z którą pracodawcy muszą się zmierzyć.
Kontrole na horyzoncie – PIP, US i ZUS będą sprawdzać przedsiębiorców
Jak można było zaobserwować, w ciągu ostatnich trzech miesięcy kontrole organów takich jak Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Urząd Skarbowy były znacznie ograniczone. Państwowa Inspekcja Pracy nazwała swoją pracę w tym czasie „trybem awaryjnym”. Powodem takiego ograniczenia były przede wszystkim brak czasu na działalność kontrolną oraz konieczność wykonywania działań informacyjnych i rozpoznawania wpływających wniosków. Wraz z uchyleniem obostrzeń organy administracji publicznej zapowiadają wzmożone kontrole przedsiębiorców. Chcą zweryfikować przestrzeganie przepisów prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednak to nie wszystkie aspekty planowanych obszarów kontroli.
Z uwagi na to, że sądy pracy zalała fala odwołań, składanych przez pracowników, skarżących się na naruszenia przepisów prawa pracy przez pracodawców, a Zakład Ubezpieczeń Społecznych odnotował rekordową ilość wystawionych zwolnień chorobowych w czasie pandemii na celowniku znajdą się również kwestie korzystania z uprawnień z tytułu ubezpieczeń społecznych.
Kontroli podlegać mają również aspekty podatkowe działalności przedsiębiorstw. Przepisy tarczy antykryzysowej umożliwiły setkom tysięcy przedsiębiorców skorzystanie z wielu różnorodnych form wsparcia finansowego udzielanego z powodu epidemii COVID-19. Warunkiem otrzymania pomocy było m.in. złożenie stosownego oświadczenia przez przedsiębiorcę o wysokości osiągniętego przychodu w jednym lub kilku różnych miesiącach. Krajowa Administracja Skarbowa już teraz zapowiada, że po ustąpieniu epidemii, oświadczenia przedsiębiorców będą weryfikowane. Sprawdzeniu podlegać będzie prawidłowość i terminowość wystawiania przez podatnika faktur i ustalenie zgodności przychodu z księgami rachunkowymi. Kontrole objąć mają również wydatkowanie środków pomocowych. Jeśli organ wykaże nieprawidłowości w wydatkowaniu środków pomocowych, wówczas dla przedsiębiorcy może się to skończyć nawet zwrotem nienależnie wypłaconych kwot. Już teraz mówi się o efekcie jo-jo, który ma spowodować powrót części środków do budżetu państwa. Wielomilionowa pomoc dla przedsiębiorców musi znaleźć pokrycie.
Pracodawco – pamiętaj o bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy!
Pewną wskazówką co do obszarów, na które organy zwracać będą szczególną uwagę są wydane przez Państwową Inspekcję Pracy wytyczne w sprawie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia osób pracujących w czasie epidemii COVID-19. Przypomnienia wymaga, że to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia osobom pracującym bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Pracodawca ma obowiązek podjęcia działań zmierzających do ograniczenia ryzyka związanego z narażeniem na czynnik biologiczny jakim jest epidemia koronawirusa SARS-CoV-2. Jak wskazuje PIP wymagana jest nie tylko ocena ryzyka związanego z narażeniem na SARS-Cov-2, ale również zastosowanie wszystkich dostępnych środków profilaktycznych dla jego ograniczenia, takich jak opracowanie planu działań w celu ochrony zdrowia pracowników w warunkach epidemii, zasad postępowania w przypadku podejrzenia zachorowania na COVID-19, środków, które można zastosować w celu ograniczenia prawdopodobieństwa zarażenia SARS-CoV-2 w pracy. Konsekwencją zmian w organizacji pracy jest konieczność zmiany treści dokumentów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy oraz stworzenie i następnie wdrożenie planu działań zapobiegawczych.
Gotowość firmy na powrót do pracy – na co zwrócić uwagę?
Przywrócenie działalności przedsiębiorstwa po pandemii generuje konieczność stworzenia planu na powrót oraz dalsze funkcjonowanie firmy w nowej rzeczywistości. Taki plan powinien zostać opracowany z uwzględnieniem indywidualnych aspektów danej działalności gospodarczej oraz uwzględniać możliwe scenariusze dalszego funkcjonowania firmy. Poza opracowaniem zasad i organizacji pracy warto również pomyśleć o weryfikacji i aktualizacji tych obszarów działalności, które mogą zostać poddane kontroli ze strony organów administracji państwowej w najbliższym czasie.
Przede wszystkim należy dostosować procedury i regulaminy pracy, tak aby odpowiadały faktycznej organizacji pracy po uruchomieniu firmy oraz uwzględniały aspekty związane z zagrożeniem koronawirusem. W dalszej kolejności wskazane jest podjęcie środków prewencyjnych związane z ograniczeniem rozprzestrzeniania się wirusa. Samo zapewnienie maseczek, środka dezynfekującego i rękawiczek nie będzie wystarczające. Tutaj pomocne będą wytyczne wydane przez Państwową Inspekcję Pracy, o których pisałam wcześniej.
Kontrole organów mają objąć również weryfikację przychodów firmy i wydatkowanie środków pomocowych, zatem warto również skupić się na tych aspektach, sprawdzić posiadaną dokumentację i pamiętać o podstawowych zasadach przy przeprowadzaniu kontroli przez organy administracji państwowej oraz przysługujących przedsiębiorcy uprawieniach. Jeśli przedsiębiorca nie czuje się pewnie warto skorzystać z pomocy doświadczonych specjalistów już na etapie ewentualnej kontroli, bowiem późniejsze kwestionowanie decyzji i składanie środków zaskarżenia może być spóźnione, jeśli nie wytkniemy wadliwości przeprowadzonej przez organ kontroli bezpośrednio po jej przeprowadzeniu.
Wreszcie pomocne okazać się może wdrożenie programu compliance przez przedsiębiorstwa, które jeszcze dotychczas tego nie zrobiły. Zarządzanie ryzykiem i stworzenie procedury zarządzania kryzysowego, zwłaszcza w aspekcie powstania nowych obszarów zagrożeń, jawi się obecnie jako kluczowe. Tylko szybkie i efektywne reagowanie pozwoli firmie na wdrożenie skutecznych rozwiązań w dobie kryzysu.
Artykuł ukazał się w Biuletynie Wielkopolskiego Klubu Kapitału.
