Dla wielu przedsiębiorców koniec pierwszego półrocza oznacza nie tylko podsumowanie wyników działalności, ale również konieczność dopełnienia obowiązków formalnych związanych ze sprawozdaniem finansowym za poprzedni rok obrotowy.
W praktyce najważniejsza data dla większości spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to 15 lipca. Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone 30 czerwca, termin na złożenie dokumentów do KRS upływa właśnie 15 lipca.
Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczy przede wszystkim podmiotów wpisanych do KRS, które prowadzą księgi rachunkowe. W praktyce są to m.in.:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne,
- proste spółki akcyjne,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki jawne i partnerskie, jeżeli prowadzą pełną księgowość,
- fundacje i stowarzyszenia wpisane do KRS,
- inne jednostki wpisane do KRS, jeżeli na podstawie przepisów o rachunkowości mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego.
Co do zasady obowiązek złożenia sprawozdania finansowego nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jeżeli rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Inaczej będzie jednak w przypadku podmiotów zobowiązanych do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.
Jakie dokumenty składa się do KRS?
Zakres dokumentów zależy od rodzaju podmiotu oraz jego obowiązków sprawozdawczych. W przeważającej części przypadków do Repozytorium Dokumentów Finansowych składa się:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności – jeżeli jednostka ma obowiązek jego sporządzenia,
- opinię lub sprawozdanie biegłego rewidenta – jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu,
- ewentualnie inne dokumenty wymagane dla danego rodzaju jednostki.
Dokumenty składa się elektronicznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego - Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone i podpisane elektroniczne
Sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej, najczęściej jako plik XML, czyli tzw. e-sprawozdanie finansowe.
Dodatkowo, dokument powinien zostać podpisany elektronicznie przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz przez kierownika jednostki, czyli w przypadku spółek kapitałowych przez członków zarządu, zaś w przypadku spółek osobowych wspólników.
Podpis może zostać złożony przy użyciu:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- podpisu zaufanego,
- podpisu osobistego.
Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, co do zasady sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie zarządu. Ustawa przewiduje jednak uproszczenie – sprawozdanie może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu, jeżeli pozostali członkowie złożą odpowiednie oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, albo odmówią podpisu wraz z uzasadnieniem.
Uwaga na uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – sam skan już nie wystarczy
Dotychczas w wielu spółkach stosowano prosty model: uchwały były podpisywane odręcznie, następnie skanowane i załączane w RDF jako pliki PDF. Po zmianach technicznych w systemie takie rozwiązanie może okazać się niewystarczające. Sam skan uchwały podpisanej odręcznie nie zostanie przyjęty przez system, jeżeli plik nie zostanie opatrzony właściwym podpisem elektronicznym.
W praktyce dopuszczalne są dwa rozwiązania:
- sporządzenie uchwał od razu w postaci elektronicznej i podpisanie ich podpisem elektronicznym;
- przygotowanie uchwał papierowo, podpisanie ich odręcznie, a następnie elektroniczne poświadczenie kopii dokumentu przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu albo pełnomocnika dysponującego odpowiednim podpisem elektronicznym;
To szczególnie ważne w spółkach, w których wspólnicy albo członkowie zarządu nie posiadają polskiego numeru PESEL albo korzystają wyłącznie z odręcznego podpisywania dokumentów. W takich przypadkach warto zaplanować procedurę z odpowiednim wyprzedzeniem.
Kto może złożyć dokumenty do RDF?
Zgłoszenia dokumentów finansowych do KRS może dokonać osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, np. członek zarządu, wspólnik uprawniony do reprezentacji albo prokurent.
Warto więc wcześniej sprawdzić, kto będzie dokonywał zgłoszenia, czy ma aktywny podpis elektroniczny oraz czy dane tej osoby są prawidłowo ujawnione w KRS.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania?
Brak terminowego złożenia sprawozdania finansowego może prowadzić do konsekwencji dla spółki oraz jej organów. Sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające i wezwać do wykonania obowiązku pod rygorem grzywny.
W skrajnych przypadkach długotrwałe niewykonywanie obowiązków sprawozdawczych może prowadzić również do dalej idących działań sądu rejestrowego, w tym do wszczęcia postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Niezłożenie sprawozdania może mieć także praktyczne skutki biznesowe. Brak aktualnych dokumentów finansowych w KRS może utrudniać współpracę z bankami, kontrahentami, inwestorami lub instytucjami finansującymi.
Podsumowanie
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS jest corocznym obowiązkiem wielu spółek i innych podmiotów wpisanych do rejestru. Sama procedura jest elektroniczna, ale wymaga zachowania odpowiedniej kolejności: sporządzenia sprawozdania, jego podpisania, zatwierdzenia oraz złożenia dokumentów w RDF.
W 2026 r. warto zwrócić szczególną uwagę nie tylko na sam plik sprawozdania finansowego, ale również na uchwały. Sam skan dokumentu podpisanego odręcznie może nie wystarczyć. Aby uniknąć problemów technicznych i formalnych, uchwały powinny zostać prawidłowo podpisane elektronicznie albo elektronicznie poświadczone przez osobę uprawnioną.
W praktyce najlepiej nie zostawiać tego obowiązku na ostatni dzień. Wcześniejsze sprawdzenie podpisów, dostępu do RDF i kompletności dokumentów pozwala uniknąć odrzucenia zgłoszenia, wezwań z sądu rejestrowego oraz odpowiedzialności po stronie osób zarządzających spółką.
