Od wtorku 27 stycznia 2026 r. pracodawców i pracowników obejmą zmiany w prawie pracy, które dotyczą m.in. określenia terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, możliwości załatwiania wielu spraw kadrowych w postaci elektronicznej oraz uzgadniania regulacji ZFŚS z przedstawicielami pracowników.
E-dokumenty
Nowelizacja niweluje wątpliwości co do możliwości załatwiania kolejnych spraw kadrowych w postaci elektronicznej (np. e-mail, system HR, dokument z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) – obok tradycyjnej formy papierowej.
Do dotychczasowych spraw, załatwianych także on-line, takich jak m.in. pisemna informacja o warunkach zatrudnienia czy uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej, dołączają obecnie m.in.:
- informacje nt. stosowania monitoringu wizyjnego (jego celu, zakresu oraz sposobu zastosowania),
- informacja o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę przez dotychczasowego i nowego pracodawcę,
- konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
- informacje ws. rozkładu czasu pracy,
- wnioski pracowników o ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy, a także o zastosowanie skróconego tygodnia pracy oraz systemu pracy weekendowej czy przyznanie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach,
- wnioski o urlop bezpłatny, w tym urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy,
- wnioski o odpracowanie czasu zwolnienia od pracy na załatwienie spraw osobistych,
- potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami BHP.
Nie zmieniają się natomiast fundamentalne zasady nawiązywania umów o pracę oraz ich wypowiadania czy rozwiązywania ich bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nadal formę pisemną muszą przyjmować działania takie jak m.in. zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia, kary porządkowe, umowy szkoleniowe czy umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. To obszar, w którym błędy formalne wciąż są jedną z najczęstszych przyczyn sporów pracowniczych, dlatego warto poświęcić szczególną uwagę prawidłowości formy przy dokonywaniu tych czynności.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Nowe przepisy doprecyzowują mechanizm, kiedy ma nastąpić wypłata ekwiwalentu. Regułą stanie się jego wypłacanie wraz z ostatnim wynagrodzeniem pracownika z tytułu łączącego go z pracodawcą stosunku pracy.
Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia (ustalony w zakładzie pracy) przypada już po ustaniu zatrudnienia albo obejmuje moment rozstania pracodawcy i pracownika, ekwiwalent co do zasady powinien zostać wypłacony razem z ostatnią wypłatą.
Jeśli jednak ten stały termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy, wtedy działa reguła szczególna: ekwiwalent należy wypłacić w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia. Gdy 10. dzień wypada w dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym.
Nie zmieniają się natomiast przesłanki uprawniające do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W praktyce ekwiwalent należy się pracownikowi, gdy w dniu zakończenia umowy pozostaje niewykorzystany urlop. Nie przysługuje on, jeśli nastąpi nowe zatrudnienie u tego samego pracodawcy (a strony stosunku pracy umówią się, że ten niewykorzystany urlop ulegnie przesunięciu na nową umowę), a także, gdy pracodawca zobowiąże pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w okresie wypowiedzenia (i nie zaistnieją w tym okresie przeszkody uniemożliwiające pracownikowi wykorzystanie urlopu).
ZFŚS: konsultacje/uzgodnienia z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników
Nie tylko Kodeks pracy ulegnie zmianom – nowelizacja wprowadza również modyfikacje do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Nowe przepisy zmieniają zasady współdziałania z załogą przy ZFŚS w organizacjach, gdzie nie działają związki zawodowe – wprowadzając obowiązek konsultacyjny z co najmniej dwoma pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, a nie – jak dotychczas – z jednym. Regulacja ta jest niezwykle istotna w kontekście wprowadzania, zmian zasad funkcjonowania lub likwidowania ZFŚS – bez porozumienia z właściwie powołaną reprezentacją załogi, wszelkie działania pracodawcy modyfikujące funkcjonowanie funduszu są bezwzględnie nieważne.
Co dalej?
Zmiany objęte nowelizacją oznaczają konieczność uporządkowania i zaktualizowania procesów obiegu dokumentów i danych kadrowych – a czasem także dostosowania systemów HR (np. o nowe wnioski i ścieżki akceptacji). W praktyce może to wymagać aktualizacji procedur i regulaminów, m.in. pracy, wynagradzania oraz ZFŚS. Warto zrobić to z wyprzedzeniem, żeby ograniczyć ryzyko sporów i nieporozumień, zakomunikować pracownikom aktualizację ich praw i obowiązków, a także sprostać wymaganiom kontroli organów ochrony pracy – pod kątem kompletności dokumentacji pracowniczej, prawidłowości jej przechowywania, a przede wszystkim – zgodności procesów i procedur obowiązujących u pracodawcy z przepisami prawa.
