MONITORING W PRACY
Gdzie kończy się kontrola, a zaczyna prywatność?
Kwestia monitoringu pracy jest regulowana przez art. 222 § 1 Kodeksu Pracy.
RODZAJE MONITORINGU
Monitoring w miejscu pracy może przyjmować różne formy kontroli:
- monitoring wizyjny (kamery),
- monitoring poczty elektronicznej,
- monitoring korzystania z komputera i Internetu,
- monitoring GPS pojazdów służbowych,
- kontrola czasu pracy za pomocą systemów elektronicznych.
W myśl art. 222 ust. 1 Kodeksu pracy, wprowadzenie przez pracodawcę monitoringu może nastąpić, gdy jest to niezbędne do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
- ochrony mienia,
- kontroli produkcji,
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
W takim przypadku pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci monitoringu.
Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy szczególnie trzeba pamiętać, że monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, pomieszczeń udostępnianych organizacji związkowej.
Stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach nie może naruszyć godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. W szczególności nie można naruszać ich poprzez zastosowanie technik umożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
PRZECHOWYWANIE DANYCH
Pracodawca przechowuje obraz jedynie w tym celu, w jakim został zebrany i nie przez okres dłuższy niż 3 miesięcy. Wyjątkiem od tej zasady jest wyłącznie sytuacja, gdy przechowywane nagrania mają służyć za dowód w postępowaniu sądowym – nagrania w takich okolicznościach mogą być przechowywane do prawomocnego zakończenia postępowania sądowego.
POWIADOMIENIE O MONITORINGU
Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w terminie nie późniejszym niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Czy jednak do zainstalowania monitoringu w pracy konieczne jest uzyskanie zgody od pracownika? Co do zasady nie. Opiera się to na przepisach prawa i uzasadnionym interesie pracodawcy.
Monitoring wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, polegającym m.in. na zapisywaniu, przeglądaniu oraz udostępnianiu dokonanych nagrań. W związku z tym, do monitoringu odnoszą się wszystkie wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych, wynikające z RODO uraz ustawy o ochronie danych osobowych.
KONTROLA POCZTY ELEKTRONICZNEJ
Jak wskazano wcześniej, pracodawca może kontrolować również pocztę elektroniczną pracownika oraz sposób korzystania z Internetu, jeśli jest to konieczne do organizacji pracy lub właściwego korzystania z narzędzi pracy. Kontrola nie może naruszać jednak:
- Tajemnicy korespondencji
- Dóbr osobistych pracownika
Należy pamiętać, że przestrzeganie kodeksu pracy nie zwalnia równocześnie z przestrzegania RODO. Pracodawca przy stosowaniu monitoringu musi spełniać obowiązki płynące z obu tych reżimów.
Prawa pracownika
Pracownik ma prawo:
- wiedzieć, jakie dane są przetwarzane i w jakim celu,
- uzyskać dostęp do swoich danych (w granicach wynikających z RODO),
- żądać sprostowania lub – w określonych przypadkach – usunięcia danych,
- złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważa, że monitoring narusza przepisy.
MONITORING PRACY ZDALNEJ
Jest to szczególny sposób kontroli pracownika. Oprócz spełnienia wszelkich wyżej przedstawionych wymagań, pracodawca nie może kontrolować pracownika w sposób nadmiernie ingerujący w jego prywatność lub obejmujący jego przestrzeń domową, która nie jest jego miejscem pracy.
Co więcej, monitoring musi być proporcjonalny i niezbędny do realizacji celów związanych z organizacją pracy lub ochroną danych, mienia.
Co jest w szczególności zabronione?
- ciągłe nagrywanie obrazu z kamery internetowej przez cały dzień pracy,
- obowiązek nieprzerwanie włączonej kamery bez uzasadnienia,
- wykonywanie losowych zdjęć z kamery bez wyraźnej podstawy i informacji,
- instalowanie oprogramowania śledzącego aktywność na prywatnym komputerze bez odpowiedniej podstawy prawnej,
- monitorowanie prywatnej korespondencji lub aktywności poza godzinami pracy,
- stosowanie narzędzi rejestrujących każde naciśnięcie klawisza (tzw. keyloggery) wyłącznie w celu mierzenia wydajności – narusza to zasadę proporcjonalności oraz RODO.
W praktyce oznacza to, że pracodawca może stosować narzędzia takie jak analiza logów systemowych, kontrola aktywności w służbowych aplikacjach czy monitorowanie bezpieczeństwa sieci.
Monitoring pracy zdalnej jest szczególnie ograniczony, gdy pracownik wykorzystuje do pracy swój prywatny sprzęt – należy unikać wtedy sytuacji, gdy pracodawca ma dostęp do prywatnych plików, zdjęć, wiadomości czy historii przeglądania pracownika.
